Decydując się na założenie własnej działalności gospodarczej musimy posiadać adres, pod którym firma zostanie zarejestrowana. W tym celu przeprowadzamy badania, które mają za zadanie przedstawić nam opcje, które będą dla nas najtańsze i najkorzystniejsze, abyśmy mogli sprawnie się rozwijać i utrzymać naszą działalność. Jednym z rozwiązań pozwalającym nam zminimalizować koszty może być wynajęcia wirtualnego biura, gdzie nie jest od nas wymagane stałe miejsce pracy, a jedynie adres pod którym nasza firma musi być zarejestrowana.
Jeżeli decydujemy się na wynajęcie wirtualnego biura to dodatkowo dostajemy możliwość korzystania z adresu korespondencyjnego. Cała nasza poczta przekazywana jest na podany adres o czym jesteśmy informowani mailowo bądź telefonicznie, że taka korespondencja przychodzi.
W niektórych wypadkach możemy też poprosić, aby była ona przekazywana do nas drogą elektroniczną, dzięki czemu na bieżąco jesteśmy informowani o przebiegu naszej korespondencji. Rozwiązanie to jest wyjątkowo wygodne dla osób, które często podróżują lub po prostu pracują w innym miejscu niż adres zarejestrowania firmy.
Nie da się ukryć, że coraz więcej wirtualnych biur powstaje w centrach dużych miast, ze względu na atrakcyjną lokalizację – nawet jeżeli mówimy tu o adresie korespondencyjnym. Ma to duży wpływ na odbiór firmy z zewnątrz, a w szczególności dodając jej prestiżu i atrakcyjności. Szczególnie jeżeli mówimy o takich lokalizacjach jak Wirtualne biuro Jerozolimskie w Warszawie.
Jednym z dodatkowych plusów wirtualnego biura jest możliwość korzystania z sal konferencyjnych lub małych pomieszczeń biurowych, które możemy wykorzystać do spotkania z klientem. Lokalizacja w centrum i możliwość spotkania w dogodnej Sali konferencyjnej na pewno doda nam kilka punktów w oczach naszych klientów. Warto wspomnieć tutaj także o możliwości umieszczenia logo naszej firmy w budynku, w którym wynajmujemy nasze wirtualne biuro. Powoduje to iż każda osoba korzystająca z tego budynku w dogodnej lokalizacji może spotkać się z reklamą naszej firmy.
Jak wynika z powyższych informacji wirtualne biura posiadają wiele zalet, które przemawiają na ich poczet. Jednak warto też wspomnieć o trochę mniej przyjemnych aspektach tych biur. Weźmy chociażby pod uwagę firmy z którymi takie umowy będą podpisywane. Nie zawsze wszystko jest jasne i klarowne od pierwszej chwili. Warto poświęcić więcej czasu na sprawdzenie usługodawcy z którym jesteśmy zainteresowani podpisać umowę. Nie każdemu możemy ufać i cała umowa powinna być sporządzona tak, aby zapewnić nie tylko nam ale i usługodawcy proste i przejrzyste zasady współpracy. Na tym etapie należy też sprawdzić czy wynajem może odbywać się na dłuższy czas, ponieważ każde zmiany w KRS, ZUS czy innych urzędach mogą się wiązać z dodatkowymi opłatami, a decydując się na wirtualne biuro staramy się ich unikać.
Elementem współpracy, który musimy także sprawdzić są na pewno osoby, które w ramach umowy będą świadczyć usługi dla naszej firmy. W głównej mierze chodzi tu o osoby, które będą odpowiedzialne za przesyłanie nam korespondencji. Przy prowadzeniu firmy wszelkie listy, które otrzymamy mogą posiadać charakter priorytetowy, dlatego ważne jest, aby osoba odpowiadająca za nasze przesyłki była odpowiedzialna i dokładna, a listy były na bieżąco przekazywane nam do wglądu – najlepiej za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Powyższe wytyczne, które dotyczą wirtualnego biura należy indywidualnie przemyśleć i sprawdzić pod każdym względem. W tym wypadku chodzi o przyszłość naszej firmy, a więc w głównej mierze o nas samych. Musimy zastanowić się przede wszystkim czy takie rozwiązanie jest nam potrzebne. Do kogo będziemy kierować swoją ofertę. Na jakim sektorze klientów nam najbardziej zależy. Czy lokalizacja w naszym przypadku będzie miała znaczenie w porównaniu z odbiorcami naszych usług. Czy praca we własnym domu nam wystarczy i czy na pewno nie potrzebujemy jakiegoś wsparcia, chociażby w odbiorze korespondencji. Należy pamiętać równie dobrze, że wirtualne biuro to nie zawsze tylko adres siedziby naszej firmy, ale przede wszystkim wsparcie zewnętrzne i ogromna oszczędność naszego czasu, którą możemy poświęcić na wykonywanie umówionych zleceń. W każdej decyzji zawsze będzie istniało dużo czynników świadczących na korzyść podejmowanej decyzji, ale także wiele przeciw. Od nas tylko zależy, w którą stronę będą skierowane nasze potrzeby i jaką decyzję podejmiemy na końcu.
